Les conférences et les événements professionnels sont assez courants, quel que soit le secteur d’activité. Mais cela ne signifie pas qu’ils doivent être « à la pelle », si communs et fréquents qu’ils offrent peu de valeur unique aux participants. Si vous organisez une conférence, vous voulez qu’il ait un impact réel et durable sur tous ceux qui y participent. Voici quatre conseils à garder à l’esprit pendant les étapes de planification de l’événement.

Planifier autour des objectifs de l’événement

Commencez par vous demander : que voulons-nous que les participants retirent de cette expérience ? Ce n’est qu’alors que vous pourrez fixer des buts et des objectifs concrets pour faire du résultat souhaité une réalité. Votre sujet, vos buts et vos objectifs guideront d’autres aspects logistiques tels que les personnes que vous inviterez à prendre la parole, le lieu où vous organiserez la conférence et le type de sessions que vous prévoirez. Quel que soit le thème ou le sujet à aborder lors de la conférence, les meilleurs conférenciers français maîtrisent plusieurs domaines.

Plus les objectifs fixés sont spécifiques, mieux c’est. Il est possible de diviser une idée générale telle que « l’environnementalisme dans les entreprises » en sous-catégories, telles que la réduction des déchets, les pratiques commerciales vertes, les initiatives de durabilité, la création d’une culture d’entreprise soucieuse de l’environnement, etc. Le fait de passer des idées générales aux idées spécifiques vous aidera à évaluer les thèmes qui correspondent le mieux aux objectifs de votre événement.

Établissez avec soin votre liste de conférenciers

Il existe de nombreux professionnels prêts ou désireux de prendre la parole lors d’une conférence. Mais il ne s’agit pas seulement de trouver des personnes pour remplir des créneaux dans un programme. Votre objectif est de sélectionner une liste de présentateurs compétents et intéressants ayant des informations précieuses à transmettre au public. Il existe plusieurs façons de trouver des orateurs pour votre événement. Vous pouvez approcher les gens directement, expliquer la nature de votre événement et pourquoi vous pensez qu’ils seraient un excellent choix. Vous pouvez également lancer un appel à propositions ouvert et examiner les présentations ou encore contacter une agence spécialisée.

Créer des opportunités de mise en réseau pour les participants

Il est essentiel de proposer une série d’orateurs de qualité. Mais la valeur que retirent les participants aux conférences dépend également des personnes qu’ils rencontrent et des relations durables qu’ils établissent. La meilleure façon de favoriser ces liens importants est de créer des opportunités de mise en réseau. Vous voulez faire parler les gens ? Commencez par utiliser un système de réponse de l’auditoire pour intégrer des activités de réseautage pendant et entre les présentations. Un brise-glace interactif peut aider à créer la camaraderie dont les gens ont besoin pour commencer à parler à leurs voisins.

Une séance de questions-réponses en équipe est un excellent moyen d’aider les participants à se rapprocher des autres dans un esprit de compétition amicale. Prévoyez des périodes pendant lesquelles les gens peuvent prendre une collation, une tasse de café, explorer le lieu et engager la conversation avec d’autres personnes. Ce « temps mort » est en fait très productif.