Dans le domaine de la gestion du personnel, le spécialiste de la paie est l’un des professionnels émergents. De quoi s’agit-il ? Vous en avez entendu parler, mais vous ne savez toujours pas en quoi consiste son travail ? Notre guide se propose de répondre à cette question, à savoir qui est le spécialiste de la paie et ce qu’il fait. Outre l’analyse des compétences et des tâches du spécialiste de la paie, nous découvrirons des informations intéressantes sur sa formation ainsi que sur le monde économique.

La paie : en quoi consiste le service ?

Le terme anglais payroll désigne donc une liste détaillée des salariés d’une entreprise. Dans cette liste, il n’y a bien sûr que ceux qui ont le droit de recevoir un salaire. Chaque salarié a droit à une feuille de paie qui est comptabilisée dans les moindres détails. Avez-vous déjà reçu une fiche de paie ? Si c’est le cas, vous aurez remarqué que la fiche de paie ne se contente pas d’indiquer le montant du salaire de l’employé. Chaque fiche de paie contient en détail le salaire, les primes, les déductions, les congés, les vacances, les engagements. Bref, tout ce qui a une incidence sur le salaire d’un employé doit être indiqué clairement et en détail sur la fiche de paie. Le traitement d’un tel document demande donc du soin et de la précision.

Pour les services de paie, deux options s’offrent à l’entreprise :

• confier cette tâche à une société de conseil externe ;
• engager un spécialiste de la paie qui travaillera en interne au sein de l’entreprise.

À première vue, il peut sembler que la paie consiste uniquement à traiter les salaires. En réalité, ce travail suppose une série d’opérations préalables et ultérieures plus ou moins complexes, selon la taille de l’entreprise qui requiert le service. C’est pourquoi de nombreuses entreprises, même si elles disposent d’un service de ressources humaines interne compétent, choisissent d’externaliser le service de paie. En effet, la gestion mensuelle du personnel et des opérations connexes requiert des connaissances techniques spécifiques qui ne sont pas toujours disponibles chez les professionnels des ressources humaines.

Dans tous les cas, c’est nécessaire de mettre en place un gestionnaire de paie formation afin que le spécialiste puisse posséder les compétences nécessaires pour exercer pleinement son rôle. Dans ce cadre, vous devez faire appel à un spécialiste comme KLH qui propose une formation complète aux personnes intéressées. Cet apprentissage en présentiel n’exige pas de prérequis et est donc ouvert à tout public. Il s’étale sur 6 mois, réparti en 4 mois de formation et 2 mois de stage. Sans oublier que vous pouvez bénéficier de financement de la région Île-de-France ou encore de Transition Pro.

Le spécialiste de la paie : qui est-il et que fait-il ?

Quelles sont les compétences du spécialiste de la paie ? Quel est le parcours de formation idéal pour devenir spécialiste de la paie ? Avant d’entrer dans le détail de la fiche de poste, c’est important de comprendre quelles sont les exigences de cette profession.

Aptitudes et compétences du spécialiste de la paie

Le spécialiste de la paie doit posséder :

• des compétences en matière de calcul mathématique et de reporting ;
• une connaissance des lois ;
• de solides compétences en matière de communication ;
• des compétences en matière de résolution de problèmes ;
• le souci du détail ;
• précision et capacité à travailler sous pression ;
• compétences en informatique ;
• capacité à travailler en équipe.

Tâches du spécialiste de la paie

Quelles sont les tâches liées à la gestion de la paie ? Pour des raisons de commodité, nous diviserons le travail du spécialiste de la paie en trois phases.

Recrutement et création des registres

Le recrutement et la création des dossiers des salariés sont une phase préliminaire et nécessaire pour les phases suivantes. Au cours de cette phase, le spécialiste de la paie traite tous les documents relatifs à l’emploi, tels que la déclaration d’indemnité de licenciement et crée le dossier principal du salarié. Celui-ci contient ses données, son rôle et ses compétences, afin que son profil puisse être saisi dans le système de gestion des temps et des présences.

Enregistrement des présences

L’étape suivante est l’enregistrement des heures et des présences. C’est essentiel de disposer d’un système efficace et actualisé d’enregistrement des présences afin d’éviter toute erreur lors du traitement des salaires. Les grandes entreprises sont équipées de systèmes automatiques liés aux badges de chaque employé. Cela dit, l’intervention humaine est toujours primordiale, notamment pour gérer les heures supplémentaires, les doubles journées, les remplacements, les absences et les congés.

Traitement des salaires

Nous arrivons maintenant à la troisième phase, celle du traitement des salaires. Il s’agit de la phase communément appelée « paie ». Comme nous l’avons déjà vu, cette phase requiert une attention extrême et des compétences spécifiques. Avant qu’elle ne soit considérée comme terminée, c’est toujours nécessaire de vérifier les données importées par le logiciel et de procéder ensuite à l’encaissement des salaires.

Pour suivre une formation de gestionnaire de paie, c’est recommandé de s’adresser à un centre spécialisé certifié Qualiopi comme KLH Formations et Conseils dont les bureaux sont situés au 26 rue des Frères Lumières, 2ème étage, 77100 Meaux.